El món de les organitzacions de l'Economia Social i Solidària (ESS) es caracteritza per un fort compromís amb els valors democràtics, la transparència, la inclusió i la participació activa. En aquest context, la gestió eficaç de les reunions és essencial per garantir que aquestes entitats funcionin de manera organitzada, però també de forma respectuosa amb els principis que les defineixen. És aquí on entra en joc Acoords, una plataforma de programari lliure dissenyada per a millorar la gestió de reunions, adaptada específicament a les necessitats de les entitats de l'ESS.
Gràcies al programa BruixIT de la Generalitat de Catalunya el 2024 hem pogut desenvolupar el programari i oferir-lo com a servei.
El naixement d'Acoords
Acoords neix de la necessitat observada dins de la nostra pròpia cooperativa i, més enllà, en moltes altres organitzacions de l'Economia Social i Solidària amb les quals treballem. El projecte va sorgir en un moment de profund canvi: la crisi de la COVID-19 va accelerar l'adopció del teletreball i va fer que moltes organitzacions haguessin de replantejar-se com gestionaven les reunions a distància. Tot i que existeixen diverses eines digitals per a reunions en línia, la gran majoria no estaven dissenyades amb els valors i les dinàmiques pròpies de les organitzacions de l'ESS en ment.
Amb l'objectiu de cuidar les dinàmiques i els processos de les reunions, Acoords es presenta com una eina que entén que la tecnologia i la manera en què la utilitzem tenen un impacte directe en la qualitat democràtica de les nostres organitzacions. La plataforma busca contribuir a una gestió més transparent, inclusiva i participativa, mitjançant eines que afavoreixen el bon funcionament de les reunions i el seguiment dels acords presos.
Funcionalitats i característiques d'Acoords
Acoords ofereix una àmplia gamma de funcionalitats que cobreixen les diferents fases d'una reunió: des de la seva programació fins al seguiment posterior. A continuació, desglossem algunes de les característiques més destacades:
Abans de la Reunió
- Programació de reunions: Permet establir reunions puntuals o recurrents de manera senzilla i organitzada, amb la possibilitat de definir dates i hores, enviar les invitacions.
- Ordre del dia: Els participants poden consultar l'agenda prèvia a la reunió, cosa que permet que tothom estigui preparat i que les converses siguin més productives. També es poden adjuntar notes o documentació rellevant.
- Plantilles d'agenda: Una eina útil per establir un ordre del dia estàndard, de manera que cada reunió segueixi una estructura coherent.
- Invitacions i recordatoris: La plataforma envia automàticament les invitacions als participants i recordatoris abans de la reunió, assegurant que ningú se'n descuidi.
Durant la Reunió
- Reunió interactiva en línia: Permet a tots els participants connectar-se fàcilment i participar de manera interactiva, afavorint la comunicació fluida i la presa de decisions conjunta.
- Agenda automatitzada: L'ordre del dia es fa visible en tot moment i es va actualitzant de manera automàtica durant la reunió.
- Tasques: Es poden establir elements d'acció amb responsables i dates límit per fer seguiment de tasques entre reunions.
- Decisions i seguiment d'assistència: Les decisions preses durant la reunió queden registrades, facilitant el seu seguiment i cerca posterior. També es pot controlar l'assistència dels participants.
Després de la Reunió
- Actes de reunions: La plataforma genera automàticament un document amb l'acta de la reunió, amb les decisions preses i els compromisos adquirits.
- Informe de tasques: Els elements d'acció queden clarament identificats i es pot fer un seguiment del seu compliment.
- Cercador: Acoords compta amb un cercador que permet trobar ràpidament reunions passades, acords i elements d'acció.
- Estadístiques i informes: A través d’informes detallats, es poden obtenir estadístiques sobre la participació, les decisions preses i el compliment dels compromisos.
Acoords: Tecnologia amb valors ESS
Acoords no és només una eina tecnològica, sinó una plataforma pensada per transformar la manera en què les organitzacions de l’ESS gestionem les nostres reunions. El seu disseny facilita d'implementació d’un sistema de treball més col·laboratiu, transparent i democràtic, responent així a les necessitats específiques de les entitats que apostem per l’Economia Social i Solidària.
Com a plataforma de codi obert, Acoords també permet que les organitzacions adaptin l’eina a les seves necessitats particulars, garantint la flexibilitat i la sostenibilitat a llarg termini.
Presentació de la Plataforma
El passat divendres 22 de novembre de 2024, vam realitzar una presentació en línia de la plataforma Acoords, on vam compartir les seves capacitats a través d’un vídeo explicatiu. Aquest vídeo il·lustra en detall com la plataforma pot millorar la dinàmica de les reunions i fer-les més productives i inclusives. Us animem a veure'l i a descobrir com Acoords pot ser una eina clau per a la vostra organització.
