¿Cómo os organizáis con las actas?


Y vosotros, ¿cómo hacéis las actas?


En Coopdevs estamos desarrollando un software libre para tomar actos y elaborar los órdenes del día de forma colaborativa, gestionar los compromisos adquiridos, garantizar la accesibilidad en las actas...


Como parte de los pasos iniciales, estamos recogiendo información de cómo toma las actas en las diversas organizaciones.  Para ello, hemos elaborado una encuesta de 20 preguntas rápidas de responder.


¿Nos puedes echar una mano? Puedes rellenar tantas veces la encuesta como organizaciones en las que participes, aportando tu opinión/experiencia en la organización de reuniones y el registro de actos.


Protección de datos personales


La encuesta es completamente anónima. Utilizaremos los datos introducidos para analizar los hábitos en los procesos de toma de actos para diseñar una herramienta que permita agilizar y mejorar estos procesos. Para más información sobre el tratamiento y sus derechos, consulte la política de privacidad.


¡Todas las respuestas nos serán útiles para construir una herramienta mejor!


¿Cómo es la organización por la que estás haciendo la encuesta?

¿Qué tipo de organización sois? *

¿Cuántos miembros tiene? *

Participación en asambleas

Tiene miembros con diversidad funcional?

¿Participas en asambleas donde es necesario tomar actas? *

¿Colaboras en la definición de los contenidos, la redacción del acta y/o en la toma de decisiones? *

¿Quién?

¿Tenéis un sistema rotatorio para los roles de las asambleas (actas, dinamización, toma de palabras...)? *

¿Quién toma las actas en tu organización? *

Entre las personas que suelen tomar acta, qué género es el mayoritario? *

Entre las personas que suelen gestionar las actas, ¿cuál es la edad mayoritaria? *

¿Entre cuántas personas se reparte las tareas relacionadas con la toma de actas? *

¿Cómo?


¿Qué tipo de software utilizáis? *

¿Qué herramienta/s utilizáis para preparar reuniones y tomar actas? *

¿Desde dónde se conecta habitualmente para preparar reuniones y tomar actas? *

¿Cómo elaboráis el orden del día? *

¿Cómo buscáis los puntos ya tratados? *

¿Cómo consuláis la documentación adjunta en los puntos del orden del día? *


Si hi ha punts que contenen informació addicional, hi ha alguna manera de poder consultar-la abans de l'assemblea?

¿Cómo tomáis las actas? *

¿Cómo estructuráis las actas? *

¿Qué información recogéis en vuestras actas? *

¿Se pueden añadir puntos en el orden del día entre asambleas? *

¿Cómo consultar el orden del día de la próxima asamblea? *

¿Dónde se pueden consultar las actas? *

¿Qué te gustaría?

En una escala del 1 al 4 -donde 4 es muy importante y 1 no es importante-, indica qué importancia tiene para ti cada una de las siguientes funciones en un programa de gestión de actas. *

1 - Muy poco importante2 - Poco importante3 - Bastante importante4 - Muy importante
Creación automática del orden del dia
Envío automático de la convocatoria
Buscador de temas tratados, puntos y tareas
Toma de actas colaborativa (entre varias personas, a tiempo real)
Aplazamiento de temas a la siguiente reunión
Información del tiempo de reunión consumido (por punto) y disponible (según planificación)
Presentación de documentos
Audio-videoconferencia
Registro de la participación de cada asistente
Relación de compromisos adquiridos, pendientes y pospuestos
Valoración de la utilidad de cada asamblea, con una escala de satisfacción (0 a 10, por ejemplo), por cada uno de los asistentes
Generador de informes de actividad por acta (pdf): asistencia, participación, acuerdos y valoración de la asamblea
Generador de memorias anuales (pdf)
Integración con herramienta de contactos y calendario de la organización
Transcripción de la reunión e identificación de participación (personas y tiempo) por inteligencia artificial

¿Cuáles son los próximos pasos?

¿Quieres formar parte del equipo de evaluación del prototipo de la herramienta? *

¿Cuál es el nombre de la organización en la que participas en la elaboración de actas

Con tecnología de Odoo