Com feu amb les actes?

I vosaltres, com feu amb les actes?

A Coopdevs estem desenvolupant un programari lliure per a prendre actes i elaborar els ordres del dia de manera col·laborativa, gestionar els compromisos adquirits, garantir l'accessibilitat a les actes...

Com a part dels passos inicials, estem recollint informació de com preneu les actes a les diverses organitzacions. Per a això, hem elaborat una enquesta de 20 preguntes ràpides de respondre.

Ens pots donar un cop de mà? Pots omplir tantes vegades l'enquesta com organitzacions on hi participis, aportant la teva opinió/experiència en la organització de reunions i el registre d'actes.

Protecció de dades personals

L'enquesta és completament anònima. Utilitzarem les dades introduïdes per analitzar els hàbits als processos de presa d'actes per dissenyar una eina que permeti agilitzar i millorar aquests processos. Per a més informació sobre el tractament i els seus drets, consulteu la política de privacitat.

Totes les respostes ens seran útils per a construir una eina millor!

Quin tipus d'organització sou? *

Associació Grup d’interés comú Assemblea popular Sindicat / Assemblea de treballadores Cooperativa Administració pública Federació Empresa

Altres, si us plau, preciseu

Quants membres té? *

1 a 10 membres 11 a 20 membres 21 a 50 membres 51 a 200 membres Més de 200 membres

Té membres amb diversitat funcional?

Sí No

Participes en assemblees on cal prendre actes? *

Sí No

Col·labores en la definició dels continguts, la redacció de l’acta i/o en la presa de decisions? *

Sí No

Teniu un sistema rotatori per als rols de les assemblees (actes, dinamització, paraules…)? *

Si No

Qui pren les actes a la teva organització? *

Normalment, n'hi ha certes persones que ho solen fer Hi ha un calendari de qui pren l'acta cada dia Triem els rols a l'inici de l'assemblea

Altres, si us plau, preciseu

Entre les persones que solen gestionar les actes, quin gènere és el majoritari? *

Homes Dones No binari No percebo cap biaix de gènere

Entre les persones que solen gestionar les actes, quina és l’edat majoritària? *

16 a 24 anys 25 a 34 anys 35 a 44 anys 45 a 54 anys 55 a 64 anys 65 a 74 anys Més de 74 anys

Entre quantes persones es reparteix la tasca de gestió d'actes d'una assemblea? *

Una persona s'encarrega de prendre l'acta, enviar-la i emmagatzemar-la Hi ha diversos rols per cada tasca concreta (presa, enviament, emmagatzematge..) La presa d'actes d'una assemblea és compartida entre més d'una persona

Altres, si us plau, preciseu

Quin tipus de programari feu servir per preparar reunions i prendre actes? *

Treballem amb programari lliure (sense pagament de llicència) Treballem amb programari de pagament (no lliure) Treballem amb serveis al núvol no lliures (Google, Microsoft...)

Quina/es eina/es feu servir per preparar reunions i prendre actes? *

Un programa específic per a la presa d'actes Processador de textos Aplicació de treball col·laboratiu Correu electrònic (fils de conversa) Paper i bolígraf

Des d'on us connecteu habitualment per preparar reunions i prendre actes? *

Telèfon mòbil Tableta Ordinador portàtil Ordinador de sobre-taula

Altres, si us plau, preciseu

Com elaboreu l'ordre del dia? *

Es poden afegir punts obertament fins a una data límit S'acaba de tancar a l'inici de l'assemblea

Com busqueu els punts ja tractats? *

Tirem de memòria i busquem entre les actes Busquem en els ordres del dia el punt i així sabem en quina acta estarà recollit Podem trobar de manera àgil buscant en un ordinador qualsevol tema tractat.

Altres, si us plau, preciseu

Com es pot consultar la documentació adjunta als punts de l'ordre del dia? *

S'envia a les persones convocades No està a disposició fins al començament l'assemblea Es puja a una carpeta en el núvol Estan disponibles en un lloc físic

Altres, si us plau, preciseu

Com preneu les actes? *

Tot digital: des de'l inici ho fem amb un ordinador Mixt: escrivim a mà durant la reunió i després ho digitalitzem A mà: prenem les actes a mà i les emmagatzemem així

Altres, si us plau, preciseu

Com estructureu les actes? *

Tenim una plantilla i l'emplenem Utilitzem l'ordre del dia com a guia No tenim un mètode definit: cadascuna ho fa com millor sap

Quina informació recolliu a les vostres actes? *

Data Assistents Posicions en el debat Acords Bloquejos / Dissensos Vots

Altres, si us plau, preciseu

Es poden afegir punts a l'ordre del dia entre assemblees? *

Sí, puc afegir-la directament Sí, li envio a la persona que gestiona les actes No, està tancat (es decideix en una assemblea anterior, és sempre el mateix...)

Com es pot consultar l'ordre del dia de la propera assemblea? *

S'envia tot plegat amb la convocatòria de l'assemblea (i no es pot modificar) S'envia una versió inicial i una definitiva quan ja s'ha tancat No es pot consultar la versió definitiva: s'acaba de crear quan comença l'assemblea

Altres, si us plau, preciseu

On es poden consultar les actes? *

Les enviem per correu electrònic a les persones interessades Les guardem en una carpeta en el núvol a la qual es pot accedir Les posem a disposició per a consulta de manera física (en algun tauló, armari...) No tenim cap forma ben estructurada d'accés a les actes

Altres, si us plau, preciseu

Indica en una escala de l’1 al 4, on 4 és molt important i 1 és molt poc important, quin grau d’importància tindria cadascuna de les següents funcionalitats d’un programari de gestió d'actes? *

	1 - Molt poc important	2 - Poc important	3 - Força important	4 - Molt important
Creació automàtica d'ordres del dia
Enviament automàtic de convocatòria
Cercador de temes, punts i tasques
Presa d'acta col·laborativa (entre varies persones a temps real)
Ajornament de temes per la propera reunió
Informació del temps de reunió consumit (per punt) i disponible (segons planificació)
Presentació de documents
Àudio-videoconferència
Registre de la participació de cada assistent
Relació de compromisos adquirits, pendents i postposats
Valoració de la utilitat de cada assamblea, amb una escala de satisfacció (0 a 10, per exemple), per cadascun dels assistents
Generador d’informes d’activitat per acta (pdf): assistència, participació, acords i valoració de l’assamblea
Generador de memòries anuals (pdf)
Integració amb eina de contactes i calendari de la organització
Transcripció de la reunió i identificació de participació (persones i temps) per intel·ligència artificial

Vols formar part de l'equip d'avaluació del prototip de l'eina? *

Sí No

Com feu amb les actes?

I vosaltres, com feu amb les actes?

Quin tipus d'organització sou? *

Quants membres té? *

Té membres amb diversitat funcional?

Participes en assemblees on cal prendre actes? *

Col·labores en la definició dels continguts, la redacció de l’acta i/o en la presa de decisions? *

Teniu un sistema rotatori per als rols de les assemblees (actes, dinamització, paraules…)? *

Qui pren les actes a la teva organització? *

Entre les persones que solen gestionar les actes, quin gènere és el majoritari? *

Entre les persones que solen gestionar les actes, quina és l’edat majoritària? *

Entre quantes persones es reparteix la tasca de gestió d'actes d'una assemblea? *

Quin tipus de programari feu servir per preparar reunions i prendre actes? *

Quina/es eina/es feu servir per preparar reunions i prendre actes? *

Des d'on us connecteu habitualment per preparar reunions i prendre actes? *

Com elaboreu l'ordre del dia? *

Com busqueu els punts ja tractats? *

Com es pot consultar la documentació adjunta als punts de l'ordre del dia? *

Com preneu les actes? *

Com estructureu les actes? *

Quina informació recolliu a les vostres actes? *

Es poden afegir punts a l'ordre del dia entre assemblees? *

Com es pot consultar l'ordre del dia de la propera assemblea? *

On es poden consultar les actes? *

Indica en una escala de l’1 al 4, on 4 és molt important i 1 és molt poc important, quin grau d’importància tindria cadascuna de les següents funcionalitats d’un programari de gestió d'actes? *

Vols formar part de l'equip d'avaluació del prototip de l'eina? *

Quin és el nom de la organització on participes en l'el·laboració d'actes